5 étapes pour faire respecter les règles en entreprise
- Outils du manager
- 9 novembre 2023
Certains managers avec qui j’échange se plaignent de leur difficulté à faire respecter ce qu’ils appellent les « règles élémentaires ».
La question de la ponctualité revient assez souvent. Parfois d’autres règles évidentes au bon fonctionnement de l’équipe.
Quelles sont ces règles ?
Comment les faire respecter ?
Sommaire de l'article
Les règles élémentaires
Les règles de base de notre société semblent assez évidentes.
La plupart d’entre elles sont généralement transmises durant l’enfance par le truchement de la famille et de l’école.
Il est donc surprenant de s’apercevoir qu’elles ne sont pas toujours appliquées voire connues par certains membres de nos équipes.
En voici quelques-unes :
1. La ponctualité
Le fait d’arriver à l’heure prévue est une marque évidente de respect du temps de ses collègues, clients ou partenaires.
C’est aussi une marque de professionnalisme toujours remarquée et appréciée.
On peut y ajouter le respect des délais convenus ou imposés qui participent directement à la performance et à l’efficacité de l’entreprise.
2. La courtoisie
Au-delà des indispensables « bonjour » et « merci », une communication respectueuse est de rigueur.
Le bonus qui fait la différence : le sourire lors de toutes les interactions.
3. Le respect mutuel
La base de toute interaction professionnelle est le respect mutuel entre collègues.
Cela implique d’écouter les idées des autres, de traiter chacun avec équité et dignité, et d’éviter tout comportement discriminatoire ou harcelant.
4. La discrétion
Certaines informations de l’entreprise peuvent être dommageables.
Notamment si elles arrivent aux yeux ou aux oreilles d’un client, d’un concurrent ou d’un partenaire.
La question est encore plus sensible sur des petits marchés concurrentiels.
C’est par exemple le cas des Antilles où de nombreuses entreprises ne déposent pas leurs comptes annuels.
Il est donc essentiel de définir clairement les informations à ne pas divulguer.
J’entends parfois des salariés se plaindre de leur chef ou de leur entreprise dans un cercle de connaissances ou d’amis. Or dénigrer son entreprise, c’est se dénigrer soi-même.
On parle parfois, ce n’est pas très élégant mais très parlant, de « crachat vertical ».
Ne dit-on pas que « le linge sale se lave en famille » ?
5. La conscience professionnelle
Nous sommes d’accord, ce n’est pas vraiment une régle. C’est plutôt un état d’esprit qui s’illustre à travers quelques comportements :
- Aller au bout des tâches et missions affectées
- Tendre à niveau de qualité élevé dans ses réalisations
- Tenir les délais et prévenir en cas de retards prévisibles
- Chercher à résoudre les problèmes y compris en sollicitant de l’aide
Les règles spécifiques
Aux règles élémentaires s’ajoutent souvent des règles spécifiques au secteur d’activité, à l’entreprise ou à ses métiers.
Chaque organisation mais aussi chaque manager peut instaurer des règles de fonctionnement spécifiques.
Elle doivent bien sûr avoir du sens.
Demandez-vous si vous pouvez expliquer simplement leur raison d’être.
En quoi elles protègent l’organisation, l’équipe ou les collaborateurs.
La performance serait elle moindre en leur absence ?
En voici 2 exemples :
- Le respect de règles de sécurité est crucial dans les métiers de l’énergie (électricité, hydrocarbures,…). Dans ces entreprises, il est fréquent de constater que tous les véhicules du siège sont garés en sens départ. Ce qui en dit long sur le niveau de sécurité attendu des opérateurs et techniciens.
- Certaines fonctions imposent ou interdisent le port de styles vestimentaires spécifiques. Il peut aussi être demandé d’arborer les couleurs de l’entreprise à travers un uniforme.
Comment faire respecter les règles
Dès lors que vous avez défini les règles de votre organisation et de votre équipe, vous vous devez de les faire respecter.
Ces règles font partie du cadre indispensable au fonctionnement de tout groupe humain.
1. Communiquez
Je vois souvent des managers se plaindre de collaborateurs qui ne respectent pas les règles de base.
Il m’expliquent à quel point ça les irrite voire les stresse.
Le problème c’est qu’ils n’ont généralement pas pris la peine de rappeler ces règles.
Ce que nous tenons pour des évidences ne l’est pas pour tout le monde. Il ne s’agit pas d’un jugement mais d’un constat.
Et il faut s’adapter à la réalité.
Assurez-vous donc que chaque membre de votre équipe connaît les règles et les comprend.
Expliquez pourquoi ces règles sont importantes et comment elles contribuent à la réussite de l’entreprise.
Les points en tête-à-tête sont aussi des occasions de renforcer le message surtout auprès de ceux qui ont des difficultés à respecter les règles.
2. Donnez l'exemple
Quelle est ma crédibilité si je demande aux membres de mon équipe d’être à l’heure aux réunions si je me « pointe » systématiquement 10 minutes après l’heure convenue ?
Dans ce cas, j’envoie le message que mon temps est tellement plus précieux que celui de mes collaborateurs.
Nombreux sont les dirigeants qui estiment que les règles ne s’appliquent qu’aux autres.
Or, en tant que manager, vous êtes le modèle à suivre.
Respectez scrupuleusement les règles que vous avez établies.
Vos actions parlent plus fort que vos mots, alors soyez un « chef » exemplaire.
Retrouvez ces notions dans notre formation « Les fondamentaux du manager heureux »
3. Pensez aux nouvelles recrues
Faites en sorte que les règles que vous avez définies soient connues dès le début par les nouvelles recrues.
Elles doivent donc être clairement indiquées dans le livret ou les documents d’accueil des recrues.
Profitez de vos premiers entretiens pour les rappeler et demander à l’intéressé·e si il ou elle a des questions sur leur application.
4. Exprimez vos appréciations
Les appréciations, ce sont les feedbacks.
Contrairement à ce que je constate parfois, il ne s’agit pas de critiquer voire de disputer une personne pour son non respect d’une règle.
Les appréciations n’ont d’intérêt que pour :
- encourager un comportement pour qu’il perdure
- demander une modification ou une amélioration de comportement
Pensez donc à remercier voire féliciter les collaborateurs qui respectent les règles.
D’autant plus s’il s’agit de nouvelles recrues ou de personnes récemment revenues dans le droit chemin…
Parallèlement, ne laissez passer aucune déviance.
Dès que constatée, elle appelle une appréciation de progrès ; calme, courte, exigeante.
5. Responsabilisez vos collaborateurs
Faites de chaque collaborateur un représentant des valeurs fondamentales que vous estimez cruciales pour votre organisation.
Ces principes doivent constituer le socle de la culture de votre entreprise.
Dans un souci de pédagogie et d’engagement, il peut être judicieux d’organiser un défi interne afin d’identifier et de valoriser l’application exemplaire de ces règles.
J’ai récemment échangé avec un gérant qui met en œuvre des primes dégressives. La récompense est fixée à 100 % au début du mois et diminue de quelques dizaines d’euros à chaque infraction constatée.
Bien que je ne sois pas initialement enclin à favoriser les incitations financières (excepté dans le cas des équipes commerciales), ce responsable m’assurait obtenir de bons résultats avec cette approche.
N’hésitez pas à partager vos expériences ou à poser vos questions.
N.B. : Le terme « collaborateurs » désigne naturellement des collaboratrices et collaborateurs de l’organisation et/ou de l’équipe.
