Sommaire de l'article
Ce qu’il faut retenir :
- Le feedback est un outil de management essentiel, pas seulement une critique ou un commentaire.
- Utiliser le terme « appréciations » pour une approche plus constructive et bienveillante.
- Équilibre entre feedback positif et correctif : la règle du 3:1 est souvent recommandée.
- Une méthode en cinq étapes pour donner un feedback constructif : en privé, demander la disponibilité, être factuel, expliquer les conséquences et attendre une réponse.
- La fréquence et la durée des feedbacks doivent être adaptées à chaque collaborateur et à l’équipe.
- Éviter les erreurs courantes : être vague, donner un feedback en public, attendre trop longtemps, etc.
- Le feedback est également bénéfique pour les managers : il renforce la communication et la confiance au sein de l’équipe.
- Intégrer le feedback dans la culture de l’entreprise : établir des attentes claires et créer un environnement sûr.
Le feedback ; un terme qui suscite à la fois inspiration et appréhension. Nombre de managers se demandent comment exprimer des insatisfactions envers leurs collaborateurs sans les offenser, et surtout comment les aider à progresser sans les décourager. Peut-être vous êtes-vous déjà trouvé dans cette situation.
Le feedback est tout sauf un simple commentaire ou une critique. Il constitue un outil de management robuste, un vecteur de croissance et de développement tant pour vous que pour vos collaborateurs. Mais une question demeure : comment l’appliquer de manière constructive et efficace ?
Au sein d’Umusa Formation, nous privilégions le terme français « appréciations ». Ces appréciations représentent le deuxième pilier de notre approche managériale RADAR. Néanmoins, nous recourons toujours au mot « feedback », plus couramment utilisé et reconnu.
Comment parvenir à un équilibre judicieux entre les appréciations positives et celles axées sur le progrès ? Quelle doit être leur fréquence, leur durée, et comment les rendre simples et naturelles ?
Dans cet article, nous allons aborder ensemble l’importance cruciale de fournir des feedbacks régulièrement et la manière de le faire avec aisance. Nous révélerons les clés d’un feedback fructueux, les écueils à éviter et les méthodes éprouvées pour faire du feedback un partenaire précieux dans votre rôle de manager.
Un puissant outil du manager bienveillant
Le feedback comme outil de communication
Le feedback n’est pas seulement un moyen de dire ce qui va ou ne va pas. C’est un outil de communication qui permet de faire prendre conscience à vos collaborateurs de leurs points forts et des points d’amélioration. Il s’agit d’une communication non violente qui fonctionne dans les deux sens, où le manager peut également recevoir du feedback de la part de ses collaborateurs.
- Feedback positif : Il s’agit de renforcer les aspects positifs du travail et de valoriser les réussites. Par exemple, si un collaborateur vient de réussir sa présentation devant un client, un feedback positif peut renforcer sa confiance.
- Feedback correctif : Il s’agit de communiquer les erreurs et les points d’amélioration de manière constructive. Par exemple, si un collaborateur a manqué un délai, un feedback correctif doit l’inciter à faire le nécessaire pour que ce problème ne se reproduise pas.
Le feedback comme outil de développement
Le feedback permet également de faire progresser vos collaborateurs. En tant que manager, donner un feedback constructif et efficace est un bon moyen de manager de manière empathique et professionnelle. Voici comment :
- Identifier les besoins de développement : Le feedback peut aider à découvrir les domaines où vos collaborateurs ont besoin de soutien ou de formation supplémentaire.
- Créer une culture du feedback continu : En encourageant le feedback régulier, vous créez une culture où le feedback est une partie normale et essentielle de donner et de recevoir. Cela renforce la relation de confiance et améliore les relations de travail.
Bien plus qu’une simple critique ou qu’un, le feedback est un outil de management fondamental. Il est de nature à améliorer la communication, renforcer les relations de travail et aider vos collaborateurs à s’améliorer.
Feedback positif, feedback négatif, feedback de progrès ?
Comprendre les différents types de feedback est essentiel pour manager efficacement vos collaborateurs. Chaque type de feedback a son propre objectif et sa propre utilisation. Voici un aperçu des types de feedback les plus courants et pourquoi les utiliser.
Feedback positif : les appréciations positives et leur impact
Le feedback positif, ou appréciations positives, est un renforcement positif qui valorise les réussites et les comportements souhaités. Il peut être utilisé pour reconnaître les efforts, encourager la continuation et renforcer les comportements souhaités.
Feedback correctif : appréciations de progrès et leur importance
Le feedback correctif, ou appréciations de progrès, vise à identifier les domaines d’amélioration et à guider le collaborateur vers une meilleure performance. Il est essentiel pour aider les collaborateurs à comprendre où ils peuvent s’améliorer et comment.
La proportion feedbacks positifs / feedbacks de progrès
Il est important de trouver un équilibre entre les feedbacks positifs et correctifs. Une règle courante est la règle du 3:1, où pour chaque feedback correctif, il devrait y avoir au moins trois feedbacks positifs.
Comment donner un feedback constructif et efficace : une méthode simple et directe
Donner un feedback peut sembler intimidant, surtout lorsqu’il s’agit d’appréciations de progrès. Mais avec une méthode simple et directe, cela devient un non-événement. Voici une approche en cinq étapes qui rend le processus transparent et efficace.
1. Prendre la personne à part, en privé
Le feedback doit être donné en tête-à-tête pour éviter toute gêne ou malaise. Cela crée un environnement sûr où le collaborateur peut écouter et réagir sans se sentir jugé.
2. Demander si la personne est disponible pour une appréciation
Cela permet de s’assurer que le collaborateur est dans le bon état d’esprit pour recevoir le feedback et montre que vous respectez son temps et son espace.
3. Décrire le fait, le comportement observé
Soyez précis et factuel dans votre description. Par exemple : « Quand tu me remets ton rapport dans les temps, cela me permet de ne pas stresser pour envoyer les données au siège et donne une excellente image de notre filiale. »
4. Expliquer les conséquences et faire la demande d'amélioration ou le remerciement
Expliquez clairement les conséquences du comportement et ce que vous attendez à l’avenir. Soyez direct et clair dans votre demande ou votre remerciement.
5. Pour l'appréciation de progrès, attendre une réponse
Donnez au collaborateur l’opportunité de répondre et d’exprimer ses pensées ou ses préoccupations. Cela crée un dialogue ouvert et honnête.
La fréquence et la durée des feedbacks : trouver le bon équilibre
Comme tout outil, le feedback doit être utilisé avec discernement. La fréquence et la durée des feedbacks peuvent avoir un impact significatif sur leur efficacité. Voici quelques lignes directrices pour trouver le bon équilibre.
La fréquence des feedbacks : régulière mais pas envahissante
- Feedback régulier : Le feedback doit être donné régulièrement pour être efficace. Cela permet de renforcer les comportements positifs et de corriger rapidement les problèmes.
- Éviter l’excès : Trop de feedback peut être contre-productif et créer une pression inutile. Trouvez un équilibre qui convient à votre équipe et à chaque collaborateur individuellement.
La durée des feedbacks : concise et précise
- Bref et précis : Un feedback efficace est souvent court et va droit au but. Il décrit clairement le comportement observé, les conséquences et la demande d’amélioration ou le remerciement.
- Éviter la longueur : Un feedback trop long peut perdre son impact et devenir confus. Gardez vos appréciations concises pour qu’elles soient claires et mémorables.
Adapter la fréquence et la durée au collaborateur
- Comprendre les besoins individuels : Certains collaborateurs peuvent avoir besoin de plus de feedback, tandis que d’autres peuvent préférer une approche plus mesurée. Adaptez votre fréquence et votre durée en fonction des besoins et des préférences de chaque collaborateur.
- Utiliser le feedback à chaud et à froid : Le feedback à chaud est donné immédiatement après un événement, tandis que le feedback à froid peut être donné plus tard. Utilisez les deux types de feedback selon la situation et les besoins du collaborateur.
L'importance du ton et de l'état d'esprit dans le feedback
Il est crucial de ne jamais exprimer un feedback si vous êtes en colère. La colère ne permet pas une communication claire et peut ternir la relation avec votre collaborateur. Attendez de vous calmer et abordez le feedback avec un ton posé et neutre, accompagné d’un sourire, surtout si c’est positif. L’appréciation ne se soucie pas du passé, car il ne peut plus être changé. Elle vise à influencer les comportements futurs, ceux qui doivent être poursuivis et ceux qui doivent être corrigés. En ce sens, le feedback est une preuve de bienveillance, car il vise à améliorer la performance sans stress inutile. Il s’agit de vouloir le bien de vos collaborateurs, et non de se défouler.
Les erreurs courantes dans le feedback et comment les éviter
Donner un feedback est un art qui nécessite de la pratique et de la compréhension. Même les managers les plus expérimentés peuvent commettre des erreurs. Voici quelques erreurs courantes et comment les éviter.
1. Ne pas prévenir son équipe au préalable
Erreur : Ne pas expliquer à l’équipe que vous allez leur exprimer régulièrement des feedbacks et comment et pourquoi vous allez le faire.
Solution : Informez votre équipe de votre intention de donner des feedbacks réguliers. Expliquez-leur comment et pourquoi vous allez le faire, que ce soit pour les encourager ou leur permettre de s’améliorer. Cela crée une compréhension et une acceptation du processus.
2. Être vague ou imprécis
Erreur : Donner un feedback flou sans détails concrets.
Solution : Soyez spécifique et donnez des exemples précis. Par exemple, au lieu de dire « Bon travail », dites « J’ai apprécié la façon dont tu as géré la réunion d’aujourd’hui, en gardant tout le monde concentré. »
2. Donner un feedback en public
Erreur : Exprimer une appréciation de progrès devant d’autres personnes.
Solution : Prenez toujours la personne à part et donnez le feedback en privé.
3. Attendre trop longtemps pour faire un feedback
Erreur : Attendre au-delà d’une semaine pour donner un feedback sur un comportement ou une performance spécifique.
Solution : Donnez un feedback le plus tôt possible, idéalement dans l’heure, au plus tard dans les 48 heures, et jamais au-delà d’une semaine. Si vous attendez trop longtemps, vous perdez de vue l’objet de l’appréciation. Faites-le sans attendre, pourquoi pas durant votre prochain point en tête-à-tête, comme lors des Entretiens Individuels Hebdomadaires (EIH).
4. Faire du feedback un événement ou une critique
Erreur : Transformer le feedback en événement en le faisant dans un cadre formel, avec convocation, événement stressant, réprimandes, ou l’utiliser comme une critique sans offrir de solutions ou de soutien.
Solution : Le feedback doit être un exercice banal et non un événement. Il doit être donné dans un cadre informel et détendu, et se concentrer sur les comportements qui peuvent être changés, en offrant des suggestions constructives.
5. Faire durer le feedback
Erreur : Prolonger le feedback au-delà d’une minute, le transformer en discussion.
Solution : Le feedback ne doit pas durer plus d’une minute et ne doit pas chercher à comprendre pourquoi le problème est arrivé. C’est un autre exercice qui nécessite une discussion spécifique, comme lors des Entretiens Individuels Hebdomadaires (EIH).
7. Ne pas attendre l'accord du collaborateur pour son amélioration de comportement
Erreur : Terminer le feedback sans obtenir l’engagement du collaborateur à faire mieux la prochaine fois.
Solution : Assurez-vous que la personne s’engage à améliorer son comportement. Ne terminez pas le feedback tant que la personne ne s’est pas engagée à faire mieux la prochaine fois.
Donner un feedback efficace est un processus délicat qui nécessite de l’attention et de la réflexion. En évitant ces erreurs courantes, vous pouvez créer un environnement où le feedback est un outil de développement positif et non une source de tension.
Recevoir du feedback : comment les managers et les collaborateurs peuvent en bénéficier
Recevoir du feedback peut être tout aussi important que de le donner. C’est un processus bidirectionnel qui renforce la communication et la confiance au sein de l’équipe. Voici comment les managers et les collaborateurs peuvent en bénéficier :
- Informer votre équipe que vous souhaitez recevoir du feedback : Faites savoir à vos collaborateurs que leur opinion compte et que vous êtes ouvert à leurs appréciations et suggestions.
- Utiliser les Entretiens Individuels Hebdomadaires (EIH) ou les points en tête-à-tête : Ces moments privilégiés sont parfaits pour demander du feedback sur votre management ou sur des projets spécifiques.
- Créer une culture où le feedback est valorisé : Encouragez vos collaborateurs à partager leurs pensées et leurs idées, et assurez-vous qu’ils se sentent en sécurité pour le faire.
- Demander activement du feedback après une réunion ou un projet : Ne soyez pas passif, demandez activement du feedback et montrez que vous êtes prêt à l’écouter et à l’appliquer.
En créant ces opportunités, vous montrez que le feedback n’est pas unilatéral mais un échange continu qui bénéficie à tous les membres de l’équipe. Cela renforce la confiance et l’engagement et crée une culture où le feedback est une pratique normale et valorisée.
Comment recevoir du feedback de manière constructive ?
- Être ouvert et réceptif : Écoutez attentivement le feedback sans interrompre. Prenez-le comme une opportunité d’apprendre et de grandir.
- Demander des précisions si nécessaire : Si quelque chose n’est pas clair, n’hésitez pas à demander des exemples ou des explications supplémentaires.
- Réfléchir avant de répondre : Prenez un moment pour digérer le feedback avant de répondre. Évitez les réactions impulsives ou défensives.
L'importance de donner et recevoir du feedback pour les managers
- Amélioration continue : Le feedback permet aux managers de s’améliorer et d’ajuster leur style de management.
- Renforcement des relations : Le feedback ouvert et honnête crée une culture de transparence et de confiance.
- Développement des collaborateurs : En recevant du feedback, les managers peuvent également aider leurs collaborateurs à s’épanouir et à progresser.
Comment intégrer le feedback dans la culture de l'entreprise ?
- Établir des attentes claires : Informez votre équipe que le feedback sera une pratique régulière et expliquez comment et pourquoi il sera donné.
- Créer un environnement sûr : Encouragez une culture où le feedback est donné et reçu sans jugement ni crainte.
- Utiliser le feedback pour guider les décisions : Intégrez le feedback dans les processus de prise de décision et les objectifs de l’entreprise.
Le feedback est un outil de management essentiel qui, lorsqu’il est utilisé correctement, peut transformer la façon dont vous gérez votre équipe. Que ce soit en donnant des appréciations positives, en formulant des appréciations de progrès, ou en intégrant le feedback dans la culture de votre entreprise, ces techniques et conseils peuvent vous aider à devenir un meilleur manager.
Notre formation « Les fondamentaux du manager heureux » vous permet d’apprendre en détail quand et comment formuler vos appréciations pour quelles soient profitables et naturelles au sein de votre organisation.
