Maîtrisez la gestion du temps : 8 conseils essentiels pour managers débordés
Sommaire de l'article
Ce qu’il faut retenir :
- La planification stratégique est essentielle pour définir vos objectifs et les meilleures actions pour les atteindre.
- Optimisez votre agenda en identifiant vos pics de productivité et en utilisant des techniques comme le time blocking.
- Gérez les distractions en définissant des plages de concentration et en utilisant des outils comme le mode « Ne pas déranger ».
- Trouvez un équilibre entre vie professionnelle et personnelle en définissant des limites claires.
- Déléguez les tâches routinières et celles qui ne nécessitent pas votre expertise spécifique.
- Priorisez vos tâches en utilisant des outils comme la matrice d’Eisenhower.
- Adoptez des outils numériques comme Trello ou Asana pour mieux organiser vos projets.
- Formez-vous régulièrement pour améliorer vos compétences en gestion du temps.
Êtes-vous un manager débordé, constamment en train de courir après le temps ?
Vous sentez-vous submergé par une multitude de tâches et de responsabilités ?
Si c’est le cas, vous n’êtes pas seul.
En effet, une étude réalisée par l’Institut Français d’Administration des Entreprises (IFAE) en 2020 a révélé que 74 % des cadres français se sentent débordés par leur travail et 62 % se sentent stressés par le temps.
Ces chiffres montrent clairement que le stress et le sentiment d’être dépassé par le temps sont des problèmes répandus chez les cadres et les managers.
Ces problèmes peuvent avoir un impact négatif sur votre santé physique et mentale, votre productivité et votre satisfaction au travail.
Cependant, avec les bonnes stratégies et outils, vous pouvez reprendre le contrôle de votre temps et retrouver un peu de sérénité.
Découvrez ici 8 astuces qui vous aideront à mieux gérer votre temps et à libérer votre productivité. Que vous soyez un manager débutant ou expérimenté, ces conseils vous aideront à devenir plus efficace dans votre rôle.
1. Planifiez stratégiquement votre temps
La planification stratégique est comme le GPS de votre journée de travail. Elle vous aide à définir votre destination (vos objectifs) et à tracer le meilleur itinéraire pour y arriver (vos tâches). Sans elle, vous risquez de vous retrouver à errer sans but, à perdre du temps sur des tâches non prioritaires ou à manquer des opportunités importantes.
Prenons un exemple concret. Si votre objectif à long terme est d’augmenter la productivité de votre équipe de 20% au cours du prochain trimestre, vous pouvez décomposer cet objectif en sous-objectifs plus petits et plus gérables. Cela pourrait inclure des tâches comme « mettre en place des formations sur les outils de productivité » ou « réorganiser les processus de travail pour éliminer les inefficacités ».
Une fois que vous avez vos objectifs, planifiez vos tâches en conséquence. C’est là que la méthode Kanban peut être particulièrement utile. En utilisant un tableau Kanban, vous pouvez visualiser vos tâches, leur progression et les goulots d’étranglement potentiels. Cela vous permet de mieux gérer votre charge de travail et de vous concentrer sur les tâches qui sont vraiment importantes.
Utilisez un outil de planification ou un simple agenda pour organiser vos tâches par ordre de priorité et estimer le temps nécessaire pour les accomplir. N’oubliez pas de prévoir du temps pour les imprévus et les pauses – après tout, même les managers les plus efficaces ne sont pas des machines !
Enfin, n’oubliez pas de revoir régulièrement votre planification. Les priorités peuvent changer, de nouvelles tâches peuvent apparaître et certaines tâches peuvent prendre plus de temps que prévu. Une bonne planification est flexible et s’adapte à ces changements.
2. Optimisez votre agenda pour une productivité maximale
L’optimisation de l’agenda est une autre astuce essentielle pour les managers débordés. C’est un peu comme faire du tri dans votre garde-robe. Vous devez identifier ce qui est vraiment nécessaire et ce qui ne l’est pas, puis organiser les choses de manière à ce qu’elles soient facilement accessibles et utiles.
Une façon d’optimiser votre emploi du temps est d’identifier vos pics de productivité pendant la journée et de planifier vos tâches les plus importantes pendant ces périodes. Par exemple, si vous êtes plus productif le matin, c’est le moment idéal pour vous attaquer aux tâches les plus exigeantes.
De plus, il est important de prendre en compte les interruptions inévitables qui peuvent survenir tout au long de la journée. Par exemple, si vous savez que vous serez interrompu par des réunions ou des appels téléphoniques, prévoyez du temps pour ces activités dans votre emploi du temps.
Enfin, n’oubliez pas de prévoir du temps pour des pauses régulières. Il a été prouvé que des pauses courtes et fréquentes peuvent augmenter la productivité et la créativité.
Une autre technique d’optimisation du temps est la technique du « Time blocking ». Cette méthode consiste à diviser votre journée en blocs de temps dédiés à des tâches spécifiques. Cela vous permet de vous concentrer pleinement sur une tâche à la fois et d’éviter le multitâche, qui peut souvent conduire à une baisse de productivité.
Il s’agit d’une technique promue par Umusa Formation car elle permet d’améliorer la productivité sans générer de frustrations.
L’idéal est en effet de planifier toutes vos tâches dans votre agenda sans oublier vos obligations et contraintes personnelles. Car même si vous souhaitez que vos vies personnelle et professionnelle soient dissociées, vous n’avez qu’une seule quantité de temps à répartir.
3. Gérez les distractions pour maintenir le focus
Dans notre monde hyperconnecté, les distractions sont omniprésentes. Notifications de courriels, appels téléphoniques, réseaux sociaux, collègues qui passent à votre bureau pour une « petite question rapide »… Autant de sollicitations qui peuvent vous détourner de vos tâches prioritaires.
La première étape pour gérer ces distractions est de prendre conscience de leur impact sur votre productivité.
Une étude de l’Université de Californie a montré qu’il faut en moyenne 23 minutes pour se reconcentrer sur une tâche après une interruption. Imaginez le temps perdu si vous êtes interrompu plusieurs fois par heure !
Pour limiter les distractions, voici quelques astuces :
- Définissez des plages horaires pendant lesquelles vous vous consacrez à une tâche sans interruption. C’est la technique, déjà évoquée, du « time blocking ». Pendant ces plages, fermez votre boîte mail, mettez votre téléphone en mode silencieux et informez vos collègues que vous ne souhaitez pas être dérangé.
- Si nécessaire, utilisez des outils numériques qui vous aident à rester concentré. La plupart des PC et mobiles disposent aujourd’hui d’un mode « Sans distraction » ou « Ne pas déranger »
- Faites des pauses régulières. Cela peut sembler contre-intuitif, mais des études ont montré que faire une pause de 5 minutes toutes les heures peut aider à maintenir un haut niveau de concentration.
Vous pouvez aussi adopter la technique Pomodoro qui prévoit des plages de concentration de 25 minutes suivies de pauses de 5 à 10 minutes. Il existe de nombreuses applications Pomodoro qui vous alertent à la fin de chaque séquence.
En gérant efficacement les distractions, vous pourrez accomplir vos tâches de manière plus efficace et libérer du temps pour d’autres activités.
4. Assurez un équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle
L’équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle est un défi majeur dans notre monde hyperconnecté. L’omniprésence des technologies de communication a rendu les frontières entre travail et vie personnelle de plus en plus floues. C’est là que l’équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle entre en jeu.
Il ne s’agit pas nécessairement de passer le même nombre d’heures au travail et en dehors.
Il s’agit plutôt de trouver un équilibre qui vous permet de vous sentir satisfait et accompli dans les deux domaines. Cela peut signifier de prendre le temps de faire de l’exercice, de passer du temps avec votre famille et vos amis, ou de vous adonner à un passe-temps que vous aimez.
Pour maintenir cet équilibre, il est important de définir des limites claires entre le travail et le temps personnel. Cela peut signifier de ne pas vérifier les e-mails professionnels après une certaine heure, de prendre des pauses régulières pendant la journée de travail, ou de s’assurer que vous prenez suffisamment de temps pour vous détendre et vous ressourcer.
5. Déléguez efficacement pour gagner du temps
La délégation est un art qui, lorsque maîtrisé, change véritablement la vie des managers débordés. En déléguant efficacement, vous pouvez libérer du temps pour vous concentrer sur les tâches qui nécessitent vraiment votre attention et votre expertise.
Mais attention, déléguer ne signifie pas simplement jeter une tâche sur le bureau de quelqu’un et espérer que tout se passera bien. C’est un processus qui nécessite de la confiance, de la communication et un suivi approprié.
Notre formation « La délégation du manager heureux » permet d’en découvrir tous les aspects et de garantir une délégation réussie.
Voici toutefois quelques conseils pour déléguer efficacement :
- Identifiez les tâches qui peuvent être déléguées : Toutes les tâches ne sont pas éligibles à la délégation. Les tâches de routine, les tâches qui ne nécessitent pas votre expertise spécifique et les tâches qui peuvent être une opportunité d’apprentissage pour d’autres sont de bons candidats pour la délégation.
- Choisissez la bonne personne : Assurez-vous que la personne à qui vous déléguez la tâche a les compétences et les ressources nécessaires pour la réaliser.
- Communiquez clairement : Lorsque vous déléguez une tâche, assurez-vous de communiquer clairement vos attentes, les délais et les résultats souhaités.
- Faites un suivi, mais évitez le micro-management : Faites confiance à votre collaborateur ou collaboratrice pour accomplir la tâche, mais assurez-vous de suivre l’avancement et de fournir de l’aide si nécessaire.
La délégation efficace peut non seulement vous aider à gérer votre temps, mais aussi à renforcer la confiance et l’autonomie de votre équipe. Alors, la prochaine fois que vous vous sentirez débordé : déléguez !
6. Priorisez vos tâches pour une gestion du temps optimale
Toutes les tâches ne sont pas égales entre elles. Savoir distinguer l’important de l’urgent est une compétence clé pour tout manager efficace.
La priorisation des tâches est une compétence essentielle pour tout manager ou dirigeant. C’est là que des techniques comme la matrice d’Eisenhower entrent en jeu.
La matrice d’Eisenhower est un outil simple mais puissant qui vous aide à décider des tâches à traiter en premier. Elle divise vos tâches en quatre catégories basées sur leur urgence et leur importance :
- Urgent et important : à faire immédiatement.
- Important, mais pas urgent : à planifier pour plus tard.
- Urgent, mais pas important : à déléguer si possible.
- Ni urgent, ni important : à éliminer.
En utilisant cet outil, vous pouvez vous concentrer sur ce qui compte vraiment et éviter de vous laisser submerger par des tâches moins importantes.
Cela vous permet non seulement de gérer votre temps plus efficacement, mais aussi de réduire le stress et d’améliorer votre productivité.
Une autre approche intéressante est celle de J.D. Meier qu’il expose dans son ouvrage Getting Results the Agile Way. La partie la plus connue est est celle de la règle de 3. Elle est devenue une méthodologie éprouvée pour hiérarchiser les priorités et maîtriser le temps.
Voici quelques recommandations pour vous permettre de mettre en œuvre la méthode agile results :
- Utilisez la règle de 3 : Fractionnez vos objectifs en tâches plus petites et plus réalisables.
- Sélectionnez trois tâches majeures par jour, semaine, mois ou trimestre. Cela vous permettra de vous concentrer sur les actions les plus impactantes.
- Pratiquez le timeboxing : Réservez des temps spécifiques à des tâches précises, augmentant ainsi votre productivité en limitant les distractions.
- Cultivez un mindset de croissance : Voyez les défis comme des opportunités d’apprentissage et de développement. Soyez ouvert au changement et prêt à vous adapter rapidement. Cela vous permettra de rebondir plus facilement et de trouver des solutions créatives aux problèmes qui se présentent.
- Évaluez régulièrement votre progression : Prenez le temps de réfléchir sur vos accomplissements et les leçons apprises à la fin de chaque semaine. Cela vous permettra d’ajuster votre approche et d’améliorer continuellement vos résultats.
7. Utilisez des outils numériques pour une gestion du temps efficace
L’utilisation d’outils numériques pour gérer son temps et sa productivité est devenue incontournable.
Des outils comme Trello ou Asana peuvent vous aider à organiser vos tâches, à suivre leur progression et à collaborer plus efficacement avec votre équipe.
Trello, par exemple, est un outil de gestion de projet qui permet de visualiser facilement l’ensemble de vos tâches et projets en cours. Il utilise un système de tableaux, de listes et de cartes pour vous aider à organiser et à prioriser vos tâches. Vous pouvez assigner des tâches à des membres de votre équipe, ajouter des dates d’échéance, joindre des fichiers et même intégrer d’autres outils que vous utilisez déjà.
Asana, de son côté, est un outil de gestion de tâches qui vous aide à planifier, organiser et exécuter votre travail en un seul endroit. Il offre des fonctionnalités similaires à Trello, mais avec une plus grande flexibilité pour personnaliser vos projets et vos flux d’activités.
Il existe bien sûr de nombreuses alternatives comme ClickUp ou Wrike par exemple.
Ces outils peuvent vous aider à gagner du temps, à éviter les oublis et à vous concentrer sur ce qui est vraiment important. De plus, ils sont généralement faciles à utiliser et peuvent être adaptés à vos besoins spécifiques.
8. Continuez à vous former pour améliorer vos compétences en gestion du temps
Enfin, n’oubliez pas que la maîtrise de son temps et la libération de sa productivité sont des compétences qui s’apprennent et se développent avec le temps. Il est donc essentiel de continuer à se former et à apprendre de nouvelles techniques et méthodes pour gérer son temps et sa productivité.
Il existe de nombreuses ressources en ligne, des livres et bien sûr des formations à distance ou en présentiel, qui peuvent vous aider à améliorer vos compétences en gestion du temps.
Prenez le temps de vous former et de vous améliorer constamment. C’est le meilleur investissement que vous puissiez faire.
La gestion du temps et la productivité sont des compétences essentielles pour tout manager.
Ne laissez pas le stress et le manque de temps vous submerger. Commencez à appliquer ces stratégies dès aujourd’hui et observez comment votre productivité s’améliore.
