Manager, 10 choses à faire avant de partir en vacances
- Outils du manager
- 9 novembre 2023
Vous avez prévu de prendre quelques vacances et vous avez raison.
En tant que manager, votre rôle est souvent exigeant et demande beaucoup de disponibilité.
Cependant, même les personnes les plus engagées ont besoin de prendre des vacances pour se ressourcer et se reposer.
Préparer votre départ en vacances peut être un défi, mais avec une planification adéquate, vous pouvez vous assurer que tout se déroule bien en votre absence.
Je vous propose 10 conseils essentiels pour vous permettre de partir l’esprit tranquille et de profiter de ce repos bien mérité.
Sommaire
1. Communiquez à l'avance
Informez votre équipe et vos collègues de votre absence si possible 1 mois au moins avant votre départ. Cela leur donnera suffisamment de temps pour se préparer et vous poser toutes les questions nécessaires.
2. Identifiez et formez un·e référent·e
Désignez une personne de confiance pour assumer temporairement vos responsabilités pendant votre absence.
Informez-la de vos projets en cours et mettez à sa disposition toutes les ressources nécessaires pour prendre des décisions en votre absence.
Cette personne sera votre seul point de contact pendant votre absence et celui des autres membres de votre équipe.
3. Définissez des objectifs clairs
Avant votre départ, établissez des objectifs clairs pour chaque membre de votre équipe. Cela leur permettra de savoir ce qui est attendu d'eux pendant votre absence et de continuer à avancer dans leurs tâches.
4. Organisez des réunions de transfert
Planifiez des réunions individuelles avec chaque membre de votre équipe pour passer en revue les projets en cours, les priorités et les échéances pendant votre absence. Assurez-vous que toutes les informations importantes sont partagées et expliquées en détail.
5. Mettez en place une gestion des urgences
Identifiez les situations d'urgence potentielles qui pourraient survenir pendant votre absence et mettez en place un plan d'action clair pour y faire face. Vérifiez que votre référent·e et les membres clés de votre équipe connaissent ce plan et savent comment réagir.
6. Établissez une liste de contacts d'urgence
Préparez une liste des contacts d'urgence, y compris les personnes internes et externes à contacter en cas de besoin.
7. Mettez en place une gestion de l'information
Faites en sorte que tous les documents importants, les dossiers et les informations essentielles soient organisés et facilement accessibles à votre équipe pendant votre absence. Utilisez des outils de partage de fichiers en ligne pour faciliter cet accès.
8. Activez une réponse automatique d'e-mail
C'est évident mais pensez à activer une réponse automatique d'e-mail pour informer les expéditeurs que vous êtes en vacances et de donner une alternative de contact en cas d'urgence.
Pour les mails externes, je vous recommande d'indiquer une date de retour 1 jour après votre retour réel. Cela vous laissera une journée supplémentaire pour faire le point avec votre équipe et vous remettre dans le bain.
9. Délèguez intelligemment
Déléguez certaines tâches et responsabilités non critiques à des membres de votre équipe pour alléger votre charge de travail avant votre départ...et à votre retour. Cela leur donnera également une opportunité de développer de nouvelles compétences et de prendre plus de responsabilités.
Retrouvez ces notions dans notre formation « La délégation du manager heureux »
10. Profitez pleinement de vos vacances et instaurez des règles de communication
Enfin, rappelez-vous que vous méritez de vous détendre et de profiter de vos vacances. Faites confiance à votre équipe et à votre référent pour gérer les choses en votre absence.
Quelques conseils pour éviter de vous replonger dans le travail :
• Votre référent doit être le seul membre de l'équipe à vous contacter et uniquement en asynchrone (mail, Whatsapp).
• Ne répondez à aucune question relative à une tâche que vous avez déléguée.
• Ne lisez aucun mail professionnel.
• Ne répondez à aucun mail ou aucun appel.
• En cas de doute, demandez à votre référent de rappeler.
Si malgré tout, vous devez gérer une urgence (oui, ça m'est arrivé...), planifiez quelques heures bloquées en concertation avec vos proches. Mieux vaut traiter le problème pendant vos vacances que de laisser s'installer une crise dont vous auriez à répondre à votre retour.
Allez, bonnes vacances !
Le parcours de formation « La délégation du manager heureux » vous apprend en détail comment déléguer pour partir en vacances.
