Sommaire de l'article
Ce qu’il faut retenir :
- Définir des routines et rituels au quotidien pour structurer son temps en télétravail.
- Aménager un espace de travail dédié, optimisé et sans distraction pour rester concentré.
- Planifier intelligemment ses tâches en les priorisant et en allouant des plages horaires précises.
- Limiter les réunions chronophages, privilégier des outils collaboratifs pour fluidifier les échanges.
- Le manager a un rôle clé pour aider son équipe à mieux gérer son temps à distance.
- Des points quotidiens, de l’écoute, de la flexibilité et des outils collaboratifs permettront à l’équipe d’être plus efficace.
- Avec des astuces simples, on peut pleinement profiter des avantages du télétravail et booster sa productivité.
De nombreuses études montrent que le télétravail et le travail hybride se sont largement développés ces dernières années et sont devenus des modes d’organisation courant pour de nombreux salariés. Si le fait de travailler à distance présente des avantages certains en termes de flexibilité, cette formule peut également être source de perturbations dans la gestion du temps des collaborateurs.
Cet article s’adresse aux managers, cadres et dirigeants confrontés aux défis de la gestion du temps en télétravail tant pour eux-mêmes que pour leurs équipes. Nous verrons quelles bonnes pratiques individuelles et collectives peuvent être mises en place par les managers pour optimiser le temps et l’efficacité de leurs collaborateurs à distance. Des rituels du quotidien à l’organisation des tâches et des réunions, de nombreux leviers existent pour aider à retrouver un cadre structurant. Avec ces quelques conseils pour bien gérer votre temps, vous pourriez même devenir plus productif que lorsque vous êtes au bureau.
1. Comment structurer vos journées et optimiser votre temps ?
Lorsqu’on travaille à domicile, il est tentant de se laisser porter par le flot des activités quotidiennes sans réelle structure. Pourtant, se fixer des rituels et des routines permet de conserver un cadre structurant pour son travail, même à distance.
Tout d’abord, il est recommandé de maintenir des horaires de travail fixes chaque jour, comme si vous vous rendiez physiquement au bureau. Commencer et finir au même moment permet au cerveau de se mettre plus facilement en « mode travail ». Cela fournira également des repères à vos collaborateurs sur vos plages de disponibilité.
Définissez également des rituels pour marquer les pauses dans votre journée de travail. Prendre une pause déjeuner à la même heure, faire une pause café à 10h, sortir prendre l’air à 15h, etc. Ces petits rituels viendront rythmer votre journée et vous aider à décrocher des tâches en cours.
Plus généralement, veillez à vous accorder des temps de pause récupératrice dans votre journée. Faire une sieste de 20 à 30 minutes après le déjeuner peut vous aider à refaire le plein d’énergie et rester concentré pour vos tâches de l’après-midi. Accordez-vous des pauses déconnectées, sans écran, pour reposer votre esprit. Ces moments sont essentiels pour revenir ensuite plus efficace sur vos tâches. Le cerveau a besoin de souffler pour mieux se concentrer par la suite.
Enfin, prenez le temps de vous préparer le matin comme si vous alliez travailler à l’extérieur : petit déjeuner, toilette, habillage, etc. Ces routines du matin activent la mise en mode « boulot ». Elles permettent de marquer la transition entre vie privée et vie professionnelle.
2. Comment aménager un espace de travail à domicile facilitant la concentration ?
L’aménagement de votre espace de travail à domicile est primordial pour rester concentré. Dans la mesure du possible, optez pour un vrai bureau, ou au minimum une pièce dédiée. Cela permettra de marquer une frontière entre vie professionnelle et vie privée.
Dans cet espace, évitez les sources de distraction (télévision, radio…) et rangez les objets personnels non nécessaires. Votre bureau doit être optimisé pour le travail : rangement efficace, confortable et avec un minimum de diversions.
« Quand le télétravail à plein temps est devenu la norme, j’ai décidé de transformer notre ancienne chambre d’amis en bureau. J’avais besoin d’un espace fermé pour m’isoler et rester concentrée sur mon boulot. J’ai investi dans un bon fauteuil de bureau et j’ai organisé la pièce de façon très fonctionnelle : des étagères pour ranger mes dossiers, un porte-revue pour les magazines professionnels, etc. Depuis ce réaménagement, je suis beaucoup plus efficace. Je trouve tout ce dont j’ai besoin rapidement et je peux travailler pendant des heures sans distraction.»
Marie D., responsable des ventes
Organisez votre espace avec un rangement performant pour trouver rapidement les documents utiles. Prévoyez les fournitures adéquates : supports informatiques, agenda, cahiers… Votre environnement influence votre efficacité !
3. Comment planifier de manière intelligente ses tâches pour éviter la procrastination ?
Lorsqu’on exerce à distance, il est essentiel de prévoir et planifier ses tâches de façon méthodique pour utiliser son temps de travail à bon escient. Voici quelques bonnes pratiques de planification à mettre en place :
- Établissez une todo list quotidienne en hiérarchisant vos tâches par ordre de priorité. Vous pouvez utiliser un tableau simple :
| Priorité | Tâche | Durée estimée |
|---|---|---|
| 1 | Répondre aux emails urgents | 30 min |
| 2 | Finaliser le rapport d’activité | 2h |
| 3 | Préparer la réunion avec l’équipe | 45 min |
- Pour gagner en efficacité, regroupez vos tâches par type ou par projet. Par exemple, vous pouvez traiter l’ensemble de vos e-mails d’un coup, puis enchaîner sur le travail dédié à un projet spécifique.
- Allouez des plages horaires précises pour chaque tâche en fonction de sa priorité et du temps requis. Bloquez ces plages dans votre agenda.
- Pour vous aider à structurer votre journée, utilisez des outils de planification tels qu’un agenda, un logiciel de gestion de projet (comme Trello ou Asana) ou une application de liste de tâches (comme Todoist ou Microsoft To-Do).
Une planification rigoureuse vous permettra de gérer votre emploi du temps avec méthode et discipline. Vous limiterez ainsi les pertes de temps et le risque de procrastination.
4. Comment limiter les réunions chronophages et fluidifier les échanges à distance ?
Le télétravail facilite la multiplication des sollicitations et réunions, ce qui peut vite devenir chronophage.
Une étude récente d’OpinionWay réalisée pour Slack montre que les salariés français estiment perdre 5 heures par semaine dans des réunions qui auraient pu être évitées par des actions asynchrones (partages d’écrits, enregistrements audio/vidéo consultables quand on le souhaite).
Pour optimiser le temps dédié aux échanges :
Optimiser les réunions
Selon une étude récente menée par OpinionWay pour Beekast, 70 % des cadres français considèrent les réunions à distance comme étant plus efficaces et rapides que les réunions en présence physique. Cette statistique illustre une préférence marquée pour cette modalité de collaboration au sein du milieu professionnel français.
Si c’est aussi votre cas, il semble encore plus important de s’assurer que ces réunions soient les plus optimales possibles.
- Privilégiez les réunions courtes (30 min maximum) et assurez-vous qu’elles soient vraiment nécessaires. Évitez les réunions qui pourraient être remplacées par un email ou un appel.
- N’hésitez pas à refuser poliment les invitations à des réunions non indispensables pour vous concentrer sur vos priorités. Demandez plutôt que l’on vous transmette le compte-rendu des échanges.
- Pour éviter de perdre du temps en prise de note, utilisez des outils de retranscription automatique des réunions par IA comme Amazon Transcribe ou Transkriptor. Vous pourrez ainsi vous concentrer pleinement sur les échanges et disposerez facilement du compte-rendu.
- Préférez des outils de visioconférence collaboratifs comme Zoom, Google Meet, ou Klaxoon au simple téléphone. Le partage de documents et d’écrans intégré permettra de réduire les demandes d’explication et facilitera le suivi visuel, faisant ainsi gagner un temps précieux.
Fluidifiez les interactions
- Utilisez des solutions de gestion de projet en ligne (Trello, Asana, Notion…) pour une coordination fluide avec votre équipe ou vos collègues. Elles vous aident à améliorer votre gestion du temps et des priorités.
- Planifiez 2 ou 3 plages horaires précises dans votre agenda pour lire et répondre à vos emails de façon groupée. Le reste du temps, gardez votre boîte mail fermée pour rester concentré sur vos tâches.
- Utilisez des codes de réponse rapide (« Je participe », « Non disponible ») pour traiter efficacement les nombreuses invitations par email.
- Pour vos communications régulières avec vos collègues, utilisez des outils de messagerie comme Slack, Discord ou Teams. Veillez cependant à ne pas être trop intrusif et respectez les périodes de concentration de chacun.
En limitant les sollicitations externes et les réunions non essentielles, vous pourrez pleinement vous consacrer à votre travail de fond et à vos priorités.
5. Comment le manager aide son équipe à distance à mieux gérer son temps en télétravail ?
Dans le contexte du travail à distance, il peut être plus difficile pour vos collaborateurs de maintenir une bonne gestion de leur temps. Vous avez donc un rôle crucial à jouer pour les guider et les aider à optimiser leur temps efficacement.
Vous trouverez tout ce qu’il faut savoir sur le sujet du management à distance dans notre article Comment devenir le Jedi du management à distance.
Voici toutefois quelques astuces clés pour aider les membres de votre équipe à mieux gérer leur temps :
Accordez une attention quotidienne à chaque membre de votre équipe. De brefs points individuels chaque jour sont idéaux pour détecter rapidement les difficultés potentielles. N’hésitez pas à exprimer votre disponibilité pour les épauler. Planifiez tous vos points individuels. Ceci vous évitera d’être sollicité par vos collaborateurs durant vos plages de concentration.
Mettez à disposition de votre équipe des outils collaboratifs de planification et de suivi des tâches. Veillez à ce que chacun se les approprie afin de favoriser l’organisation et le partage d’informations au sein du groupe. Vous pouvez même prévoir des moments ludiques pour vous assurer que tout le monde est à l’aise avec ces outils.
Laissez à chacun la flexibilité de s’organiser à sa façon. Faites preuve de souplesse et accordez une autonomie de fonctionnement. Vous serez surpris des solutions que votre équipe saura trouver !
Lisez à ce sujet notre article sur l’autonomie des collaborateurs.
Soyez à l’écoute de potentiels mal-être liés au télétravail à domicile. Proposez des alternatives pour ceux qui en ressentent le besoin : accès à un tiers-lieu comme un espace de coworking, journées occasionnelles sur site… Votre bienveillance et votre compréhension feront la différence.
Soyez pro-actif pour mettre en place les conditions de réussite et d’épanouissement de votre équipe en télétravail !
Depuis que la plupart de mes collaborateurs sont en télétravail, je les appelle un par un chaque matin pour un petit check de 5-10 minutes. Juste voir comment ils vont, si tout roule pour eux, s’ils sont bloqués sur un truc.
Ça me permet de vite repérer si l’un d’eux a un souci et de l’aider à le résoudre avant que ça parte en cacahuète. Et pour eux, ça montre que je suis là malgré la distance. Ils apprécient bien ce moment quotidien.
Franchement, ces petits échanges chaque matin ont vraiment soudé l’équipe. En quelques minutes, je prends le pouls, je montre que je suis à l’écoute et que je suis là pour les épauler. Y a pas mieux pour garder intacte la motivation et la cohésion !
Mathieu D., Chef de projet digital
En résumé, retenez que :
- La définition de rituels et de routines permet de structurer ses journées en télétravail
- Un espace de travail dédié et optimisé est essentiel pour rester concentré
- La planification intelligente des tâches limite les pertes de temps
- La limitation des réunions non prioritaires et l’utilisation d’outils collaboratifs fluidifient les échanges
- Le manager joue un rôle clé pour aider son équipe à mieux gérer son temps
Avec ces astuces, vous pourrez pleinement profiter des avantages du télétravail et booster votre productivité. Le temps deviendra votre allié pour performer !
